راهنمای سامانه اتوماسیون خرید

ثبت درخواست کالا

برای ورود به سامانه اتوماسیون خرید از طریق سایت دانشگاه بخش سامانه های اداری، سامانه اتوماسیون خرید را انتخاب کنید و یا به طور مستقیم آدرس "http://assets.urmia.ac.ir:81" را در نوار آدرس مرورگر خود وارد کنید. در صفحه باز شده می توانید از طریق نام کاربری و گذرواژه خود وارد سامانه خرید شوید.

1- برای ثبت درخواست کالا از منوی سمت راست کارتابل شما را انتخاب نموده و سپس وارد قسمت درخواست کالا و خدمات شوید.

2- برای ثبت درخواست بر روی دکمه درخواست جدید کلیک کنید، با زدن این دکمه کادر ایجاد سربرگ درخواست باز می شود.

3- در صورتی که درخواست شما دارای محدودیت تاریخی در خرید می باشد در قسمت محدودیت تاریخی وارد کنید درغیر اینصورت این قسمت را خالی بگذارید.

4- زمانی که درخواستی ثبت می گردد، باید نوع درخواست را مشخص کنیم. نوع درخواست به صورت پیش فرض "خرید در صورت نبود موجودی" می باشد. در صورت نیاز می توان نوع درخواست را به "صرفاً از خرید " و یا "صرفاً از موجودی" تغییر داد.

خرید در صورت نبود موجودی:یعنی اگر موجودی انبارها صفر بود خرید انجام شود.

صرفاًاز موجودی:یعنی درخواست حتمًا از موجودی تحویل داده شود.

صرفاً از خرید:یعنی درخواست حتماً از خرید انجام شود.

دراین سربرگ دو قسمت اعتبارپروژه و درخواست فنی را داریم.

اعتبار پروژه :اگر زمانی درخواست ما به گونه ای بود که باید برای پروژه ای درخواست داده می شد تیک از اعتبار پروژه را فعال می کنیم و سپس پروژه را انتخاب می کنیم.

درخواست فنی:فرض کنیم شخصی درخواستی مانند درخواست پارتیشن بندی دارد،این درخواست جز درخواست های فنی محسوب می شود و باید تیک درخواست فنی را فعال کند،سپس می تواند نوع درخواست فنی را انتخاب کند.

5- مسئول مستقیم: شخصی که حتماًباید درخواست را تایید کند،و مسئول مستقیم هر شخص در سیستم مشخص است..

6- در قسمت شرح درخواست نیز می توانید توضیحاتی درباره درخواست خود وارد کنید و سپس دکمه ذخیره را بزنید.

7- پس از انتخاب دکمه ذخیره فرم ایجاد قلم درخواست باز می شود.

8- در صفحه باز شده از قسمت لیست کالا می توانید کالاهای موردنظر خود را انتخاب کنید در این قسمت می توانید با جستجو در قسمت عنوان، کالای موردنظر خود را انتخاب کنید و سپس تعداد و واحد کالا را وارد کنید.

9- در صورتی که در لیست کالاها کالای موردنظر را یافت نکردید، تیک "کالای موردنظر را پیدا نکردم" را بزنید نام کالای خود را در قسمت "شرح کالا" وارد کنید و دکمه ذخیره را بزنید.

10- جهت ثبت کالاهای دیگر در این درخواست مراحل بالا را تکرار کنید.

کالای خاص: در هنگام ایجاد قلم درخواست زمانیکه نام کالا را انتخاب می کنیم ستونی تحت عنوان "خاص" وجود دارد که با فعال کردن تیک این ستون فقط کالاهای خاص مانند تجهیزات کامپیوتری که نیاز به نظر کارشناس مربوطه را دارد برای شما نمایش داده می شود که در صورت نیاز به این کالاها باید کالا را از میان کالاهای خاص انتخاب نمایید.

11- پس از ثبت درخواست می توانید بر روی سربرگ درخواست راست کلیک کنید تا از منوی باز شده درخواست را حذف و یا ویرایش کنید.

12- برای افزودن پیوست به درخواست بر روی ثبت ضمایم درخواست کلیک کنید در پنجره باز شده فایل موردنظر خود را اضافه کنید.

13- در صورت نیاز به افزودن کالای دیگری به درخواست میتوانید دکمه " قلم درخواست جدید" را بزنید و کالای موردنظر را به درخواست اضافه کنید.

14- پس از اتمام ثبت درخواست با زدن دکمه "اتمام مرحله" درخواست را به مرحله بعد یعنی کارتابل مسئول مستقیم خود بفرستید تا درخواست شما را تایید نمایند.

بازگرداندن درخواست

اگر درخواست شما هنوز در کارتابل بعدی باشد شما می توانید آن درخواست را به کارتابل خود برگردانید و اصلاحاتی بر روی آن انجام دهید.

1- برای این کار بر روی دکمه "اقدام نشده در کارتابل بعد" کلیک کنید.

2- در پنجره باز شده برای بازگرداندن درخواست به کارتابل خود دکمه "بازگرداندن" را بزنید.

اگر در این قسمت درخواستی وجود نداشته باشد به منزله این است که درخواست از مرحله بعدی شما به کارتابل دیگر رفته است.

پیگیری وضعیت درخواست

1- برای پیگیری وضعیت درخواست و اطلاع از اینکه درخواست در چه مرحله ای قرار دارد، دکمه "پیگیری درخواست ها" را بزنید.

2- در پنجره باز شده بعد از پیدا کردن درخواست خود بر روی دکمه وضعیت کلیک کنید.

3- در کادر باز شده می توانید کلیه گردش های درخواست خود را مشاهده کنید تا از وضعیت درخواست خود مطلع شوید.

4- در این قسمت درخواست شما در کارتابلی که در وضعیت فعال می باشد قرار دارد.

اموال تحویلی

هرشخص وقتی وارد کارتابل خود می شود،می تواند با زدن دکمه"اموال تحویلی" اموالی که در دست دارد را مشاهده کند.

با زدن این دکمه جدولی تحت عنوان "گزارش اموال تحویلی" را مشاهده می نمایید که شامل مشخصات اموال در اختیار شما می باشد. شما می توانید این گزارش را ذخیره و یا چاپ کنید.

تحویل گرفتن سرویس :

زمانی که شخصی درخواستی از نوع سرویس داده است، باید توجه داشت که درخواست های نوع سرویس در انبار وارد نمی شوند، زمانی که درخواست روال خود را طی کرد به کارتابل تحویل گرفتن سرویس می رسد. شخص در این کارتابل متوجه می شود که درخواست سرویسی که داده بوده است انجام شده است.

شخص دکمه اتمام مرحله را می زند، سپس درخواست از کارتابل درخواست کننده خارج می شود.در قسمت پیگیری درخواست مشاهده می کنیم که درخواست در کارتابل اتمام تحویل سرویس کارپرداز قرار دارد.

درصورت نیاز با زدن دکمه "پرینت" می توان یک چاپ از درخواست خود مشاهده کرد.لازم به ذکر است که درخواست های از نوع تحویل مستقیم و سرویس وارد کارتابل تحویل گرفتن سرویس می شوند.

تحویل گرفتن کالا:

زمانی که درخواست روال خود را طی کرده و خرید انجام و از سمت کارپردازی ثبت و وارد انبار شد به این کارتابل که در دست خود درخواست کننده می باشد،برمی گردد.

در این قسمت با زدن دکمه "سربرگ حواله" مشخصات حواله مربوط به درخواست خود را مشاهده می کنید.

پس از دریافت کالای درخواستی خود در این قسمت باید دکمه اتمام مرحله را بزنید.

تغییر رمز

1- از منوی سمت راست بر روی "اطلاعات فردی" کلیک کنید.

2- "ویرایش اطلاعات فردی" را انتخاب نمایید.

3- در پنجره سمت چپ بر روی دکمه "تغییر رمز ورود" کلیک کنید.

4- در کادر باز شده ابتدا "رمز فعلی" و سپس "رمز جدید" مورد نظر خود را وارد نموده و دکمه "ذخیره" را انتخاب نمایید.

بارگذاری تصویر امضا

1- از منوی سمت راست بر روی "اطلاعات فردی" کلیک کنید.

2- "تصویر امضا" را انتخاب نمایید.

3- در پنجره سمت چپ بر روی دکمه "انتخاب تصویر امضا" کلیک کنید.

4- فایل اسکن امضای خود را انتخاب نمایید تا تصویر امضا نمایش داده شود.